Para un correcto funcionamiento de la flota de tu negocio es esencial, primero, contar con una serie de normas de utilización de los vehículos de empresa y, segundo, asegurarte de que todo tu equipo las cumple.
Redactar una buena política de vehículos de empresa es sencillo, más si cuentas con la ayuda de una solución de gestión de flota como la de Flotefi, que ya dispone de módulos para crear un buen manual de uso. Lo que, a veces, no resulta tan sencillo es lograr que las normas de utilización de los vehículos se sigan según lo indicado.
A continuación te damos cinco consejos que te ayudarán a que tu equipo entienda la importancia de la política de uso de los vehículos de empresa y que no tenga reticencias a la hora de cumplirla.
5 consejos para que se cumpla tu política de vehículos de empresa
1. Normas de uso de vehículos de empresa claras y actualizadas
La política de vehículos de tu empresa tiene que ser sencilla, lógica y fácil de comprender, si no, será difícil que tu equipo pueda seguirla.
Las normas de uso de los vehículos de tu flota tiene que convertirse en un verdadero manual que ayude a los conductores a realizar su trabajo y no ser un lastre.
Por ejemplo, la política de vehículos de empresa que incluye la solución de Flotefi cuenta con cuatro módulos siempre a disposición de tu equipo a través de la app:
- Documentación
- Contactos (en caso de averías, accidentes o preguntas)
- Archivo de vehículos (incluye las características técnicas del vehículo y la distancia recorrida por el conductor)
- FAQ personalizables
Es importante que toda la información incluida en estos módulos esté actualizada. Cualquier cambio legislativo, cambio de proveedores, cambio en las condiciones de uso, etc. debe incluirse en la política de uso de forma inmediata y debe comunicarse a todos los conductores.
El conocimiento de las normas por parte del equipo será esencial para evitar que incurran en su incumplimiento.
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2. Penaliza el incumplimiento de la política de vehículos de empresa
Una de las formas más directas de lograr que tu equipo cumpla con las condiciones de uso es que en la política de tu flota se detallen las penalizaciones que se pueden aplicar en caso de quebrantar las normas.
Si se establecen penalizaciones, deben elaborarse en función de la importancia de la infracción y centrarse en las más graves. No es lo mismo aparcar incorrectamente que recibir una multa por exceso de velocidad.
Primero define qué comportamientos serán susceptibles de penalización y, luego, una escala de sanciones. Por ejemplo, una advertencia si se cometen una o dos faltas, suspensión temporal de acceso a los vehículos en el siguiente nivel de infracciones, o suspensión de empleo o despido en caso de incumplimiento reiterado o infracción grave.
3. Establece recompensas
Aunque cumplir con la política de uso de los vehículos es obligación de los usuarios, contar con un programa de recompensas puede incentivar a que se aprendan y sigan las normas.
Por ejemplo, ¿por qué no das un pequeño premio a aquellos conductores con menos infracciones o qué mejor sigan el protocolo?
4. Una buena campaña de comunicación con apoyo de la directiva
La mejor manera de lograr que tu equipo tenga presente la política de uso cada vez que deba utilizar uno de tus vehículos es realizando una buena campaña de comunicación. Repasa algún aspecto concreto de la normativa en las reuniones semanales, añade menciones a la política en las comunicaciones internas, organiza reuniones periódicas para repasar posibles cambios… Si has establecido recompensas, como te recomendábamos en el punto anterior, es un buen momento para entregarlas y que todo el equipo sea consciente de los beneficios de cumplir las normas.
Por otro lado, que la directiva apoye al gestor de flotas y la política de uso será esencial para fomentar su cumplimiento. Con este apoyo no solo nos referimos a que los altos cargos de la empresa estén de acuerdo con ella, sino que la cumplan y se conviertan en ejemplo para el resto del equipo.
5. Aprovecha las opciones de tu solución de gestión de flotas
Una solución de gestión de flotas como la de Flotefi no solo te ofrece un módulo con todo lo que necesitas para construir tu política de uso, también te ofrece otras opciones que te permiten realizar un seguimiento de su cumplimiento. Por ejemplo:
- Aprovecha el sistema de comunicación integrado para enviar recordatorios a los conductores sobre la política y avísales sobre modificaciones.
- Para definir si cada conductor cumple con las normas, puedes establecer KPI medibles y realizar un seguimiento a través del gestor de flotas. Algunos de los aspectos que puedes medir son: velocidad de conducción, consumo de combustible, tiempo y horarios de uso del vehículo, etc.
Facilita el cumplimiento de las normas de utilización de vehículos de empresa con Flotefi
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