Dado que las funciones, actividades y necesidades de tus empleados no siempre están vinculadas a la necesidad de estar geolocalizados, es importante pensar en una solución telemática de a bordo adaptada a la mayoría de tus conductores.
La geolocalización a veces genera controversias, pero lo cierto es que permite una gestión óptima de las actividades de tu flota de vehículos. Pero, ¿cómo funciona exactamente? ¿Cuáles son las reglas para gestionarla bien? Con o sin geolocalización, ¿qué debes elegir?
Comprender la geolocalización de los conductores en 5 pasos
1. ¿Cómo funciona la geolocalización de vehículos?
Por lo general, se coloca una caja a bordo del vehículo. Gracias a las redes GPS y GSM, esta caja proporciona datos sobre la posición del vehículo y su estado (apagado, parado o en marcha). Los datos recogidos también pueden referirse a la distancia y el número de kilómetros recorridos, pero también al consumo de energía (combustible, electricidad), las emisiones de carbono y otros indicadores relacionados con la conducción.
2. ¿Ahorra dinero la geolocalización?
Gracias a la geolocalización es posible reducir el número de desplazamientos innecesarios y optimizar los viajes. Permite:
– Reducir el número de kilómetros recorridos, lo que supone un ahorro de combustible de entre el 15 y el 20% respecto al consumo normal.
– Controlar el número de horas trabajadas por empleado, lo que puede representar un ahorro de 30 a 40 minutos al día.
– Ser un apoyo diario para los trabajos de campo (entrega, intervención, transporte) para los que es necesario mantener un vínculo permanente.
3. ¿Qué comunicación debo llevar a cabo con mis empleados?
Legalmente, cuando se empieza a pensar en un proyecto de geolocalización de vehículos, no se está obligado a informar a los empleados. Sin embargo, es preferible compartir con ellos las razones por las que se está considerando un proyecto y el valor añadido de dicha solución: optimización de las rutas, mejor registro de las horas de trabajo, mayor facilidad en el pago de las horas extras y ahorro de combustible. Por último, es obligatorio informar a los empleados cuando se ponga en marcha un proyecto de este tipo.
Has de tener en cuenta que, según el artículo 4 del Reglamento Europeo de Protección de datos (RGPD),son datos de carácter personal “toda información sobre una persona física identificada o identificable (…)”, y los datos de localización se definen como “cualquier dato tratado en una red de comunicaciones electrónicas que indique la posición geográfica del equipo terminal de un usuario de un servicio de comunicaciones electrónicas disponible para el público” según el artículo 2 de la Directiva 2002/58/CE.
De hecho, la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) indica que cuando los datos de localización se refieren siempre a una persona física identificada o identificable, podrán considerarse como datos de carácter personal y su tratamiento quedará sujeto a las disposiciones contenidas en la normativa vigente en materia de protección de datos. Así lo refleja en varias resoluciones, destacando la E/00827/2018 y E/00868/2018.
4. ¿Quién tiene acceso a los datos recogidos?
Los administradores y responsables operativos de una actividad móvil tienen acceso a los datos relativos a los movimientos de los empleados de la empresa. El empleado también tiene acceso a sus datos en cuanto los solicita.
5. ¿Dónde se almacenan los datos y durante cuánto tiempo?
Los datos se almacenan en varios servidores para garantizar la continuidad del servicio, y el acceso es seguro. Aparte de los administradores, los responsables operativos y los propios empleados, nadie tiene acceso a esta información. La información puede almacenarse durante un año.
¿Quieres seguir y geolocalizar a tus conductores?
La implantación de una solución de geolocalización de vehículos profesionales facilita la organización de la empresa gracias a la información de campo. La toma de decisiones también se ve facilitada por los informes de actividad.
Por ejemplo, la adopción de esta solución simplificará
- La gestión de tu flota de alquiler (planificación del mantenimiento y controles obligatorios)
- La identificación de anomalías en el uso de los vehículos
¿Cuáles son los beneficios para los empleados?
La geolocalización de los vehículos profesionales permite a los empleados comprender mejor las estrategias aplicadas por su empresa. Todo el mundo se implica en el cambio que supone este nuevo método de trabajo y participa activamente en él.
Gracias a los datos recogidos, empleados y directivos pueden identificar juntos los puntos de mejora de su actividad para replantear su funcionamiento.
Algunas soluciones de geolocalización permiten obtener información sobre el estado del tráfico para organizar sus servicios.
- Una caja instalada en cada vehículo transmite sus datos de posición a un servidor informático.
- Estos datos pueden ser analizados por la empresa y vinculados a los datos de tráfico para calcular la ruta más rápida para enviar a un empleado a un cliente. Así se pueden ahorrar valiosos minutos entre cada misión.
- En caso de necesidad (retraso de un conductor, problemas de tráfico…), la información transmitida por su aplicación de geolocalización le permite tranquilizar al cliente comunicándole la posición del conductor en tiempo real y calcular el tiempo de viaje restante.
Las soluciones GPS permiten una mejor gestión de los equipos móviles para garantizar el cumplimiento de los plazos. Se trata de una baza importante para mantener una buena relación con los clientes.
Por otro lado, la geolocalización de los vehículos de empresa tiene un impacto directo en las condiciones de trabajo de los empleados. Se benefician de numerosas ventajas en la organización de su trabajo diario:
- Rutas más coherentes
- Una mejor distribución de la carga de trabajo
- Reducción del número de kilómetros recorridos y de la duración de los trayectos
- Mayor capacidad de reacción de los directivos gracias a los intercambios directos
