Gestionar una flota de vehículos es una tarea con muchos aspectos y frentes a tener en cuenta. Un gestor de flotas no sólo debe organizar los recursos para ser eficiente y conseguir una mayor rentabilidad, también debe controlar los gastos de la flota, el presupuesto y los datos que reporte pueden afectar a las tarifas de los servicios de la empresa.
Calcular en detalle los tiempos de los trayectos, saber el coste por kilómetro de tus vehículos y disponer de un histórico de este tipo de datos te permitirá realizar previsiones más precisas, sacar más partido a tu flota y lograr más beneficios.
A continuación, analizamos los principales costes de una flota (costes directos y costes indirectos) a los que debes prestar atención en el día a día.
Costes directos de la gestión de flotas
Los costes directos de una empresa son aquellos relacionados con la producción o con la venta de productos y servicios. En el caso de la gestión de flotas, son aquellos relacionados con los vehículos por el mero hecho de tenerlos en tu flota y por su uso.
Se dividen en dos grupos: los costes fijos y los costes variables.
Costes fijos
Los costes fijos tienen dos características:
- No puedes dejar de pagarlos durante tu actividad.
- Independientemente de la producción del negocio, no varían.
Hay dos tipos de costes fijos para una flota: los costes de capital y los costes de operación.
- Los costes de capital se refieren a la adquisición de vehículos e incluyen la financiación (como los intereses por préstamos) y la depreciación (la pérdida de valor de los vehículos a causa del tiempo que están en uso).
- Los costes de operación son los gastos que suponen los conductores de los vehículos, como el coste de los salarios, la aportación a la Seguridad Social, los seguros de los vehículos, tasas e impuestos, revisiones, etc.
Costes variables
Frente a las costes fijos, encontramos los costes variables. Los costes variables son aquellos que sí dependen de la producción de tu empresa, es decir, cambian si se produce más o menos de lo habitual.
Entre los costes variables, podemos diferenciar entre costes ineludibles y eludibles.
- Costes ineludibles: son costes a los que tienes que hacer frente sí o sí, ya que se producen a causa del uso de los vehículos. En este tipo de costes se encuentra desde el gasto en combustible a los neumáticos, revisiones y reparaciones.
- Costes eludibles: estos costes pueden reducirse o eliminarse, pero son difíciles de fijar, ya que dependen de la gestión de flota y su operativa, como incentivos, dietas de los conductores, multas, peajes, etc.
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Costes indirectos de la gestión de flotas
Los costes indirectos de la gestión de flotas son todos aquellos que no dependen del vehículo de una forma directa, sino que dependen de la gestión de la flota en sí.
Por ejemplo, el coste por contar con un software de gestión de flotas entraría dentro de esta categoría de gastos, igual que el hardware que necesites o el coste del personal destinado a tareas de gestión.
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