El gestor de flotas es la figura encargada de la flota de vehículos de una empresa. Su trabajo puede ayudar a incrementar la productividad de la flota, ahorrar costes a la empresa con cada viaje y garantizar la seguridad de sus compañeros conductores.
Hay otras figuras que pueden cumplir con tareas similares dentro de un negocio, como un gerente de flota o un responsable de flota. Todos ellos deben contar con capacidad analítica y organizativa para distribuir los recursos disponibles de manera que todos los encargos del negocio se cubran de la mejor manera posible. Debe garantizar que las rutas se programan adecuadamente, que los conductores conocen sus viajes, programar el mantenimiento de los vehículos, etc. Es posible que también tengan que elaborar informes sobre el rendimiento de la flota y rendir cuentas de forma periódica con la dirección.
Los gestores de flota tiene que estar pendientes de muchos aspectos en su día a día. Por ese motivo, a continuación, te ofrecemos diez consejos ideales para gestores de flota, gerentes de flota y responsables de flota.
1. Conoce tu flota en profundidad
Es vital que un gestor conozca todas las características de su flota: las necesidades de la empresa, el tipo de vehículos que necesita, las prestaciones de los vehículos de los que dispone, las capacidades de los conductores, sus rutas frecuentes, etc. No es lo mismo gestionar una flota de comerciales que se mueven por el entorno urbano a una de repartidores de productos que deben recorrer grandes distancias con vehículos adaptados (furgonetas, camiones, vehículos refrigerados, etc.).
Te puede interesar: ¿Qué es una flota de coches?
2. Organiza tu trabajo diario
Márcate objetivos y establece deadlines para estar completamente organizado. Así serás más productivo y será más difícil que se acumulen tareas. Eso sí, ten en cuenta que a la hora de gestionar una flota siempre puede haber imprevistos. Déjate cada día tiempo de margen para poder dar cualquier tipo de apoyo que tus compañeros necesiten.
Por ejemplo, una de tus responsabilidades puede ser programar el mantenimiento de los vehículos. Un software de gestión de flotas te ayudará a tener presentes las revisiones que cada equipo necesita en cada momento.
3. Anticípate y mejora la eficiencia de tu flota
Desde una avería a un pinchazo, como hemos comentado, los imprevistos son inevitables en la gestión de flotas. Pero que sean inevitables no quiere decir que no puedas anticiparte a ellos para evitar que el servicio de tu empresa se resienta.
Estudia el comportamiento de tu flota, monitoriza las rutas clave, el rendimiento de vehículos y conductores… Te ayudará a elaborar estrategias para suplir cualquier carencia momentánea de tu flota. Por ejemplo, ¿has pensado cómo reaccionarías si un pedido no llega debido a un fallo mecánico? ¿Por qué no intentas tener un vehículo o un conductor de repuesto en los momentos clave?
4. Comunícate con conductores y departamentos
Comunicarte con compañeros, clientes y proveedores puede que sea una de las tareas más importantes de un gestor de flotas. La coordinación por tu parte de las necesidades de cada grupo serás clave para el éxito de la actividad de la empresa. Contar con el equipo y los protocolos adecuados para que la comunicación con conductores y departamentos sea fluida será crucial para que todos los que usen la flota conduzcan en la misma dirección para conseguir los objetivos marcados.
5. Analiza los datos a tu disposición
Tu capacidad analítica es tu mayor aliada. Los datos te ayudarán a optimizar los recursos con los que cuente tu flota y te permitirán ver el progreso de tu trabajo. Para que el análisis sea efectivo, define qué datos son vitales para tu flota y asegúrate de contar con las herramientas necesarias para obtenerlos. Esto te permitirá tomar mejores decisiones.
Un software de gestión de flotas monitoriza aspectos muy variados (rutas, kilómetros conducidos, gastos de combustible, etc.) y registra gran cantidad de métricas útiles, muchas de ellas de forma automática. Estas funciones te facilitaran mucho la tarea de análisis y te ayudarán a compartir datos con otros compañeros.
6. Monitoriza trayectos y optimiza rutas
La geolocalización por GPS es una herramienta muy útil para monitorizar las rutas que siguen os vehículos de tu flota. Un análisis de los tiempos e incidencias registrados te puede ayudar a organizar trayectos más eficientes y seguros.
Haz análisis periódicos sobre el rendimiento de tu flota en diferentes situaciones. Analizar velocidades, consumo, tiempo en ralentí, etc. te ayudará a sacar más partido de tus recursos.
Te puede interesar: La optimización de rutas puede mejorar la eficiencia de tu negocio
7. Mejora la seguridad de tu flota
Contar con los programas de seguridad adecuados también es tarea del gestor de flotas, desde el mantenimiento de los vehículos a las implantación de técnicas de conducción eficiente. Un buen gestor de flotas vela en todo momento por la seguridad de los conductores y de los vehículos.
Un software de gestión de flotas te puede permitir seguir con detalle el comportamiento al volante de tu equipo y el estado de los vehículos para prevenir accidentes.
8. Apuesta por la sostenibilidad
Reducir los kilómetros recorridos en cada trayecto, evitar los trayectos con vehículos casi vacíos, formar a los conductores en conducción eficiente… Todos estos elementos no sólo te ayudan a reducir la cantidad de combustible consumido por tu empresa, sino que reducen la huella de carbono de tu flota.
Te puede interesar: La movilidad sostenible como elemento estratégico para las empresas
9. Sigue las tendencias en movilidad
Un gestor de flotas se enfrenta a un entorno cambiante, con la introducción constante de nuevas tecnologías y tendencias: eficiencia energética, movilidad sostenible, vehículos eléctricos, eco conducción… Una de mejores aptitudes que puede tener un gestor de flotas es la capacidad de identificar rápidamente patrones y tendencias.
Suscríbete a nuestra newsletter y estarás al día de todas nuestras publicaciones.
10. Elige por el mejor software de gestión de flotas
Usa el software de gestión de flotas para administrar, asignar y supervisar fácilmente tus tareas y las de tu equipo desde cualquier dispositivo, y crea automatizaciones para no tener que dedicar más tiempo del necesario a cada una.
El software de gestión de flotas proporciona datos en tiempo real sobre el estado del vehículo y permite analizar los datos de la flota. Busca una solución que satisfaga las necesidades de tu actividad.
Conviértete en un mejor gestor de flotas con Flotefi
Flotefi te ayuda a gestionar tu flota de vehículos de una forma más eficiente para que ganes en fiabilidad, seguridad y rentabilidad.
Nuestros clientes constatan entre un 10% y un 15% de ahorro en los gastos de su flota de vehículos gracias a nuestra solución, avalada por Océan – Orange Business Services, líder en Francia y con más de 15 años de experiencia.
